信函是公司的脸面，它对于公司树立良好的形象有着极为重要的意义。典型商务信函的内容应包括如下几点：
信头：一般来讲，商业信函均使用印有"letterhead"的公函信笺，这样信头就不必自己再写了。
信内地址：写在信纸的左上角，编号和日期下方。顺序是从小到大：
公司名称或收信人姓名、职务
房屋或大楼名称
大楼号码及所在街道或路的名称
省市名称及邮编
国家名称
称呼敬语：如知道对方姓名，就用dear
mr./mrs./miss/ms.加上姓，如不知道对方姓名，可用dear
sir,
dear
madam,
也可用：to
whom
if
may
concern。如对方职务较高，则最好用其职务名称，如：
dear
prof.
smith,
dear
dr.
henson等。
称呼一家公司就用dear
sirs
或gentlemen。
正文
结束敬语：如称呼用dear
sir/dear
sirs/dear
madam",
结束敬语就应用yours
faithfully。如称呼用dear
mr.
john/dear
mr.
smith,
结束敬语就应用yours
sincerely。
署名
英文信函中讲究五c原则，也就是要求做到正确(correctness)、清晰(
clearness
)、简明(
conciseness
)、完整(
completeness
)和礼貌(
courtesy
)。
信函的语调也是同样重要的，它表达了你对收信人的态度，适当的语调将会给双方创造良好的沟通气氛。